Depuis les années 1990, de nombreuses entreprises ont opté pour la sous-traitance de certaines tâches moins centrales de leurs activités. Cela leur permet de se concentrer sur leurs domaines d’expertise principaux. Par exemple, elles externalisent la sécurité, la comptabilité, ou encore la gestion des appels téléphoniques entrants.
En confiant ces responsabilités à des entreprises spécialisées comme Gotcha, elles bénéficient de gains de productivité, de flexibilité et de renommée. En effet, Gotcha, une entreprise établie depuis de nombreuses années, propose des services de standard téléphonique externalisé ainsi que d’autres prestations liées au télésecrétariat.
Sommaire
La petite histoire du standard externalisé…
Contrairement aux standards traditionnels qui sont établis dans les locaux de l’entreprise afin de mieux traiter les communications, le standard externalisé, lui, se situe en dehors de la boîte et est géré par des prestataires externes. Ces derniers assurent des services tels que :
- La réception et la filtration d’appels ;
- La prise et la transmission de messages ;
- La gestion des agendas…
Selon le cas, ils peuvent également envoyer des alertes par messages, établir des fiches de contact ou encore prendre les surplus d’appels en charge. De plus, ces professionnels peuvent aussi, à la demande du client, répondre à des appels en langue étrangère, s’occuper de la gestion des évènements ponctuels ou même ajuster les consignes sur l’espace client de la structure. Par conséquent, grâce au standard externalisé, les sociétés peuvent se passer des services de secrétariat ou d’accueil téléphonique.
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Standard externalisé : pourquoi opter pour cette voie ?
Les chiffres sont clairs : chaque année, une personne passe en moyenne environ trente heures à essayer de contacter un service téléphonique. Cette réalité pose un gros problème pour les structures et pèse lourd sur l’économie nationale, engendrant une perte estimée à 7 milliards d’euros.
Peu importe votre cœur de métier, la qualité du service téléphonique joue un rôle crucial dans l’image que vous renvoyez à vos clients. C’est particulièrement capital pour les professionnels de la santé, les avocats, les artisans et tous ceux qui exercent des métiers indépendants.
Face à ce défi, deux options s’offrent à chaque professionnel. Soit il gère son propre standard téléphonique avec du personnel qualifié en interne, soit il a recours à un prestataire externe. Dans ce dernier cas, tous les appels sont pris en charge par un tiers, qui peut être chargé, en fonction des termes du contrat, d’enregistrer les appels, de prendre des messages, ou encore de confirmer les rendez-vous fixés par les clients.
Si vous vous retrouvez souvent submergé par votre travail, recourir à ce type de service est primordial. Cela vous permettra d’éviter les situations de saturation et de vous concentrer sur vos tâches principales. Engager un professionnel dédié peut également prévenir les conséquences néfastes du manque de personnel sur votre entreprise. Par conséquent, votre entreprise restera accessible en toutes circonstances, même pendant les vacances et les week-ends.
Si vous avez besoin d’aide pour externaliser votre standard téléphonique, pensez à contacter Gotcha. Nous jouissons d’une grande expérience dans ce domaine et pouvons vous fournir le service dont vous avez besoin.
Lire également : 8 indicateurs qu’il est temps de passer au standard téléphonique externalisé
Qu’attendez-vous pour profiter de ces 3 différents avantages du standard téléphonique externalisé ?
De plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser leur standard téléphonique pour deux raisons principales : la qualité du service et son coût avantageux.
D'importantes économies
Aujourd’hui, les opportunités de contact avec les clients ou les utilisateurs sont multiples, avec une variété de canaux tels que l’e-mail, le chat, les messageries, les SMS, les réseaux sociaux, et bien d’autres encore. Cependant, malgré la montée en puissance du numérique, les clients apprécient toujours la possibilité d’interagir avec un conseiller humain capable de répondre à leurs besoins. Dans ce contexte, l’expérience utilisateur est devenue un élément crucial pour une stratégie marketing efficace et une relation client réussie.
Chez GOTCHA, nous avons transformé notre centre d’appel en un véritable centre de contacts. Cela souligne l’importance que peut avoir un centre d’appel au sein de votre entreprise, en renforçant votre relation client et en améliorant votre stratégie marketing.
En plaçant le centre de contacts au cœur de votre stratégie, vous pouvez profiter de la polyvalence de nos opérateurs, capables de gérer l’ensemble des interactions, qu’il s’agisse d’e-mails, de chats, de réseaux sociaux, en plus des contacts téléphoniques. Ils peuvent également être spécialisés dans des domaines spécifiques, comme la réception d’appels exclusivement.
De plus, comme pour vos autres outils marketing, il est désormais facile de mesurer le retour sur investissement (ROI) et la performance de votre centre d’appel grâce à la mise en place d’indicateurs clés de performance (KPIs). Cela vous permet de suivre de près l’efficacité de votre centre de contacts et de l’ajuster en fonction des résultats obtenus.
Flexibilité et disponibilité
Les clients des entreprises qui font appel à un prestataire externe bénéficient d’une disponibilité étendue, avec des conseillers accessibles plus de 60 heures par semaine. Cela libère les employés internes de cette tâche jugée chronophage, leur permettant de se concentrer sur leur activité principale sans craindre de perdre des clients.
Les instructions peuvent être transmises dans l’immédiat à l’équipe de téléopérateurs en cas de changement ou d’ajout, et il est possible de synchroniser les rendez-vous et les messages électroniques.
En plus, ces spécialistes peuvent fournir un service personnalisé adapté aux besoins et aux contraintes de chaque entreprise cliente, sans engagement à long terme. Dans le cadre d’un service de secrétariat externalisé, le contrat peut inclure une gamme variée de prestations.
Qualité de la prise en charge
Les appels sont gérés par des agents formés pour assurer un accueil téléphonique de qualité, ce qui assure une assistance réactive, personnalisée, confidentielle et conviviale, avec des réponses adaptées à chaque demande. Ces aspects contribuent à l’amélioration de l’image de l’entreprise et à fidéliser sa clientèle.
De plus, grâce à des outils technologiques, les professionnels dédiés peuvent fournir des rapports détaillés sur les appels, établir une connexion directe entre la téléphonie et l’informatique de l’entreprise, et stocker les données de manière sécurisée.
Gain de temps
Externaliser la gestion du standard téléphonique peut libérer du temps pour vos employés, leur permettant de se concentrer sur leur travail principal ou sur de nouvelles idées. Cela évite également les tracas liés au recrutement et à la maintenance d’un poste qui n’est pas directement lié à votre activité principale.
Voir plus : Standard téléphonique externalisé : véritable gain de temps
Gotcha, spécialiste du standard externalisé sur-mesure !
Avec notre solide expérience dans le secrétariat à distance, nous sommes reconnus comme des leaders dans notre domaine. Notre expertise et notre engagement envers l’excellence nous placent en tête pour les clients recherchant un service à la hauteur de leurs attentes.
Notre équipe professionnelle et expérimentée offre désormais des services d’externalisation de standard téléphonique. Ils répondront à vos appels et organiseront vos agendas. En choisissant notre service externalisé, nous nous engageons à être disponibles 24h/24 et 7j/7 pour vous et vos collaborateurs.
Et parce que nous comprenons les contraintes financières, nous vous proposons des tarifs compétitifs parmi les meilleurs du marché. Si vous avez des questions sur nos services, n’hésitez pas à nous contacter.