Que vous soyez une structure dans le BtoB ou le BtoC, il est crucial que vous sachiez comment atteindre au mieux votre audience. Le téléphone est l’un des moyens les plus populaires aujourd’hui, car il est rapide et efficace. Vous devez donc mettre en place un système capable d’assurer votre permanence téléphonique.
Histoire de vous donner plus de temps pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre boîte, vous devez envisager d’externaliser ce service pour gagner plus tout en économisant vos ressources.
Sommaire
Permanence téléphonique : une définition pour mieux comprendre
Une permanence téléphonique, c’est essentiellement un service professionnel qui répond aux appels destinés à une société. Ce service s’assure que tous les appels sont pris en charge à tout moment. Que ce soit dans le but d’obtenir des informations sur les produits, recueillir les commentaires des clients ou planifier des rendez-vous, la permanence téléphonique est mise en place pour accueillir les prospects et les orienter vers le bon service.
Il n’est pas toujours évident de savoir comment gérer un standard téléphonique pour une TPE ou PME. Dans les prochaines parties, nous allons expliquer cela plus en détail.
Quel est le fonctionnement d'une permanence téléphonique ?
De plus en plus d’entreprises préfèrent externaliser leur permanence téléphonique, optant ainsi pour une forme de télésecrétariat. Ce procédé est devenu pratique, notamment avec l’avènement du télétravail et le développement des sociétés en ligne. Elle permet de contrôler les coûts tout en garantissant un suivi efficace des appels.
Alors que plusieurs entreprises utilisent encore le système téléphonique traditionnel, une alternative gagne en popularité au regard de sa rapidité : l’utilisation d’un numéro VoIP (Voice over Internet Protocol) qui permet de traiter les appels via internet.
Alors, quel est le fonctionnement d’un standard téléphonique ? Pour mettre sur pied une permanence téléphonique, il convient de suivre les étapes ci-après :
- Choisir un numéro sur lequel vous serez disponible à tout moment ;
- Décider comment vous voulez répondre au téléphone : préférez-vous un accueil personnalisé ou un message enregistré ? Vous avez aussi la possibilité de mettre une musique d’attente pour les appels en attente ;
- Etablir un système pour diriger les appels vers les bons services selon la nature des appels ;
- Écrire des scripts et des exemples de dialogue pour différents types d’appels ;
- Informer les téléopérateurs sur les informations et les méthodes à suivre pour accueillir et traiter les appels.
Permanence téléphonique : pourquoi l’avoir absolument ?
Maintenant que vous comprenez comment mettre en place une permanence téléphonique, voyons les avantages que cela peut apporter à votre boîte pour répondre à tous les appels.
Un outil pour améliorer la crédibilité de votre entreprise
La crédibilité est une raison majeure pour laquelle vous devriez songer à obtenir un numéro d’assistance téléphonique pour votre entreprise. Offrir un service client dynamique est impératif pour vos activités commerciales. Par conséquent, maintenir un contact régulier avec votre public est capital pour bâtir une bonne réputation. En répondant efficacement aux besoins de ceux qui appellent pour prendre rendez-vous, solliciter des informations ou demander de l’aide, vous renforcez votre crédibilité.
Peu importe le stade où se trouve votre boîte en ce moment, avoir une secrétaire téléphonique efficace dans un service phoning réactif contribue grandement à améliorer votre image de marque.
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Un excellent moyen d’améliorer la satisfaction client
Même à l’ère du digital, les clients recherchent souvent le numéro de téléphone d’une entreprise. Ils préfèrent parler à quelqu’un qui peut résoudre leurs problèmes dans l’immédiat. En effet, ne pas trouver ce numéro peut frustrer les clients. Un appel est souvent beaucoup plus efficace qu’un e-mail ou un message, car les réponses sont rapides. De plus, c’est le moyen le plus simple pour le client de s’assurer que sa demande est traitée correctement.
Plus vous êtes joignable via votre numéro hotline, plus il est aisé pour vos clients de vous contacter. Cela simplifie les choses pour tout le monde ! Et aussi, un point qu’il ne faudrait surtout pas oublier, c’est le fait que les clients préfèrent parler à des personnes plutôt qu’à des robots ! En effet, il paraît que c’est beaucoup chaleureux !
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Un outil efficace et… permanent !
Souvent, on a tout faux en pensant que la permanence téléphonique se limite à répondre aux appels. En réalité, elle est aussi utile pour retenir les prospects, évitant de ce fait les rappels inutiles. Plutôt que de devoir rappeler, l’appelant peut simplement patienter et être pris en charge rapidement. Si votre équipe le permet, vous pouvez gérer un bon nombre d’appels de façon simultanée pour satisfaire davantage de monde.
En outre, ce service permanent améliore grandement la satisfaction client. Même si vous ne pouvez pas répondre à toutes les demandes dans l’immédiat, le fait d’être toujours disponible crée une proximité très appréciée.
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Permanence téléphonique externalisée : que des avantages !
Disposer d’un standard téléphonique permanent au sein de votre structure professionnelle est très bénéfique. Et pour rendre cette expérience encore plus efficace, l’externalisation du support téléphonique est une option à considérer avec le plus grand sérieux.
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Une importante réduction des coûts et gain de temps
Externaliser vous permet avant tout d’économiser les ressources précieuses de votre boîte. Vous pouvez disposer d’un service complet de réception d’appels afin d’aider votre public et répondre aux demandes de vos clients et partenaires, sans avoir à détruire votre tirelire ! Externaliser votre permanence téléphonique vous permet de faire des économies financières significatives.
En outre, votre temps et votre énergie sont essentiels pour maintenir la productivité de votre entreprise. Et donc, l’externalisation de votre permanence téléphonique vous libère du temps. Vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et sur les tâches à forte valeur ajoutée, tout en trouvant un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.
Une augmentation du nombre d'appels
En général, les appels arrivent en grand nombre à certaines heures de la journée. Il est crucial de pouvoir gérer plusieurs appels pendant ces pics pour éviter de perdre des clients potentiels. Cela garantit une meilleure expérience client et augmente les chances de conclure des ventes. De plus, ce système peut booster votre stratégie de développement commercial.
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De surcroît, en dehors des heures de bureau, ce dispositif vous permet de continuer à recevoir des appels importants. Les agents de permanence téléphonique peuvent les prendre en charge selon les instructions préétablies, même s’il s’agit de partenaires potentiels.
Un processus de traitement des appels efficace
L’utilisation d’un système téléphonique numérique peut vous faire gagner énormément de temps. En plus, avec un standardiste en ligne, il vous suffit de mettre en place une stratégie de gestion des appels, de former votre équipe et de suivre les résultats aux moments que vous avez fixés. Vous pouvez avoir confiance, car votre téléopérateur vous fournira des rapports réguliers.
Permanence téléphonique : vers quel prestataire se tourner ?
Peu importe le secteur dans lequel vous évoluez, vous devez être en mesure de répondre aux nombreuses sollicitations de vos correspondants à tout moment, en semaine, parfois, le week-end… et même les jours fériés ! Pour simplifier la tâche, il est tout à fait possible d’externaliser son secrétariat téléphonique.
Pour vous permettre de vous consacrer pleinement à votre cœur de métier, Gotcha vous propose un service de télésecrétariat et de permanence téléphonique disponible 24h24 7J/7. Nos agents gèrent vos appels selon vos instructions.
Vous ne perdez ainsi aucun appel et améliorez vos relations avec vos contacts grâce à un accueil téléphonique hyper performant.