… “Hermann, y’a le téléphone qui sonne, et y’a jamais personne pour répondre”… Votre standard téléphonique est-il devenu un problème pour votre entreprise ? Peut-être avez-vous besoin d’aide pour répondre à tous vos appels, afin de vous libérer pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Le secrétariat peut devenir lent et entraver votre croissance commerciale. Saviez-vous que vous avez la possibilité de bénéficier d’un standard téléphonique externalisé ?
Découvrez les avantages de l’externalisation de ce domaine de compétences indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise.
Sommaire
Standard téléphonique externalisé : qu’est-ce exactement ?
Vos projets de partenariats s’effondrent parce que vous n’êtes pas assez réactifs ?
Vos clients souhaiteraient, de leur côté, entendre “allô” plus souvent… Trêve de jeux de mots, la situation n’est guère plaisante si elle vous empêche d’augmenter votre chiffre d’affaires !
Sachez que le standard téléphonique externalisé est un service où la gestion des appels téléphoniques d’une entreprise est confiée à un prestataire externe, souvent une société spécialisée comme Gotcha.
À l’inverse d’un standard téléphonique interne, où les appels sont pris en charge par le personnel de l’entreprise, le standard téléphonique externalisé implique que les appels entrants soient gérés à distance par des agents dédiés, souvent situés dans un centre de contacts ou exerçant en tant que travailleurs indépendants.
Quelles sont les missions du prestataire externalisé en charge du standard téléphonique ?
Pour entrer dans le détail, un prestataire externe en charge de votre standard téléphonique aura pour missions :
- la prise fréquente et l’annulation de rendez-vous ;
- le transfert d’appels ;
- la gestion de nombreuses lignes de communication ;
- le traitement des demandes de renseignements ;
- la gestion des conflits éventuels ;
- la priorisation des informations reçues ;
- l’analyse des urgences…
À qui s’adresse le standard téléphonique externalisé ?
Les Très Petites Entreprises
Les TPE sont souvent les candidats idoines pour l’externalisation de leur standard téléphonique, mais également de leur pré comptabilité ou de leur gestion administrative en général.
La raison ? En tant que petites structures en voie de développement (artisans, coachs, formateurs …), elles ne disposent pas suffisamment de ressources internes pour gérer la multitude de tâches administratives. A l’inverse des grandes entreprises, qui peuvent largement se permettre un service dédié pour chaque pôle de compétences, elles doivent consacrer un temps considérable à la gestion de tâches quotidiennes obligatoires pour respecter les délais imposés.
Les Petites et Moyennes Entreprises : pensez à déléguer
Les PME sont des entreprises qui ont atteint un certain niveau de développement. Toutefois, elles demeurent vulnérables. Cette vulnérabilité est due à :
- des changements extérieurs qui échappent à leur contrôle (inflation, pouvoir d’achat des consommateurs, augmentation du coût des matières premières, grèves des transports, fermetures de frontières, faillites fournisseurs, etc.) ;
- des capitaux propres encore limités.
Pour continuer à se développer correctement tout en évitant de régresser, il est capital pour un dirigeant de déléguer les tâches fastidieuses, à l’instar de la gestion du standard téléphonique, à un prestataire spécialisé. Cela lui permet de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
Les professions libérales
Les professions libérales peuvent également bénéficier de l’externalisation de la gestion du standard téléphonique et de la prise de rendez-vous avec un téléconseiller, que vous soyez médecin, huissier, notaire, avocat, etc.
Il est important de noter que le nombre de salariés de votre entreprise ne devrait en aucun cas vous empêcher de chercher de l’aide pour les tâches complexes. D’ailleurs, il est préférable de ne pas attendre trop longtemps avant de résoudre ce problème.
- Vos clients en consultation ou en rendez-vous ne toléreraient pas longtemps d’être constamment interrompus par la sonnerie de votre téléphone ;
- Si les personnes qui essayent de vous contacter ne reçoivent pas de réponse, elles pourraient ne jamais réessayer de vous joindre. Dans l’ensemble, cette situation prolongée ne présente aucun avantage.
Pour conclure…
Externaliser son standard téléphonique permet d’économiser du temps et de se décharger de la gestion des rendez-vous. Cette solution d’assistance administrative s’adresse à divers types de structures, y compris les TPE, PME, professions libérales, organismes de formation, artisans, coachs, etc.
Saviez-vous que recourir à un prestataire externe quelques heures par mois peut vous faire économiser entre 1 à 4 jours par mois ? Pour enfin se débarrasser de ces sonneries de téléphone intempestives qui n’en finissent plus, contactez-nous sans plus tarder !